Consejos para mejorar el uso del email [infografía]

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Seguramente has leído ya decenas de apuntes con consejos para mejorar el uso del email. Incluso puede que hayas asistido a alguna sesión de formación o algún curso sobre el tema.

Sin embargo, la correcta gestión del correo electrónico sigue siendo una de las asignaturas pendientes de muchos profesionales, particulares y empresas.

Así que, aunque creas que ya te lo sabes todo, incluso aunque creas que ya haces un uso adecuado, eficaz  y eficiente del email, aquí te dejamos algunas buenas prácticas para que la herramienta de comunicación digital por excelencia no se convierta en un ladrón de tiempo y de esfuerzo.

Consejos para mejorar el uso del email

Vamos a dividir los consejos en 3 apartados, para cada una de las tres fases del uso de correo electrónico:

1.- Bandeja de entrada y mensajes recibidos;

2.- Cómo escribir un email;

3.- Bandeja de salida o elementos enviados; respuestas y reenvíos.

Al final os dejo una infografía a modo de resumen.

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1.- Gestión de la bandeja de entrada y de los mensajes recibidos.

inbox• Abre tu inbox en momentos determinados y preestablecidos. Si estás permanentemente pendiente de las novedades estarás constantemente interrumpiendo tu concentración en otras tareas.

• Establece tus propias prioridades. Eres tú el que manda y el que establece el grado de relevancia de lo recibido. El remitente siempre suele tener mucha prisa y considera que lo suyo requiere tu atención y dedicación inmediatas. Habrá ocasiones en las que así será, pero en tu mano está distinguir entre lo urgente y lo importante. Lo urgente puede esperar; lo importante no.

• No dejes mensajes pendientes. Si te pones, te pones; pero deja la bandeja de entrada libre de mensajes por leer. Algunos requerirán que actúes; otros solo te informarán de algo. Sea como fuere, aseguráte al final del día de que no dejas nada por atender: cualquier pendiente lo único que hará será incrementar el trabajo para la siguiente jornada, provocará la pérdida de un cliente o el retraso en algún plazo.

Ordena y archiva. Todos los gestores de correo electrónico permiten crear carpetas, reglas, etiquetas… que te ayudarán a organizar mejor la correspondencia: por clientes, por proyectos; en curso, finalizados; propuestas enviadas y respuestas recibidas. Establece tú el método de archivo que te permita encontrar toda la información de forma rápida y trazable. Y así podrás hacer un seguimiento eficaz de todo tu trabajo.

• Elimina lo que no es necesario. Si has realizado bien el punto anterior sabrás cuándo un correo se puede eliminar y cuándo no.

• Date de baja de las suscripciones innecesarias. Todos nos damos de alta en listas de correo o estamos suscritos a actualizaciones que en su momento pensamos que serían de utilidad. Evalúa periódicamente la idoneidad actual de este tipo de suscripciones y elimina las que ya no te aportan nada. Lo sabrás cuando te descubras eliminando estos correos sin haberlos leído.

 

2.- A la hora de escribir un email.

escribir email• Elige bien los destinatarios:

– Para: son las personas a las que les pides que actúen, que hagan algo: buscar, responder, llamar, acudir, enviar, solucionar, atender…
– CC (con copia): son aquellos a los que quieres mantener informados del tema pero de los que no esperas acción alguna.
– CCO (con copia oculta): No lo uses. Ante todo transparencia. No hables a espaldas de nada ni de nadie, y menos si va a quedar constancia escrita de tus palabras. No comprometas a nadie enviándole información que no es de su “negociado”. Además, no sabes si ese mensaje acabará siendo leido por alguien que no deseas. Si los destinatarios están bien seleccionados, no habrá secretos que ocultar.

• Utiliza un asunto adecuado (subject). El título debe ser breve, sencillo, claro, descriptivo e inequívoco. No uses expresiones genéricas o ambiguas que puedan dar lugar a malas interpretaciones.

• Comienza con una conclusión clara: La gente no lee; asúmelo. Así pues comienza comunicando claramente qué solicitas, qué cambios se van a producir o de qué informas. Después podrás desarrollar el tema cuanto creas necesario (motivos, causas, consecuencias, procesos, plazos…). No comiences con una introducción que haga que tus interlocutores se pierdan en lo accesorio e igoren lo fundamental.

• Habla de una única cosa. Cíñete al objetivo del mensaje. No divagues ni abras temas innecesarios.

• Si vas a hablar de 2 cosas, manda 2 correos. Así cada asunto tendrá su propia conversación sin intromisiones ni pérdidas de información.

• Deja espacios en blanco entre párrafos. Mejora la visibilidad y la legibilidad del contenido.

• Usa frases cortas. Las subordinadas infinitas dejádselas a los escritores.

• Cuida la ortografía, la puntuación y la sintaxis. No solo dicen mucho de ti sino que son fundamentales para la compresión del contenido.

• ¿Vas a adjuntar imágenes o archivos?. Pues adjúntalos.
Pero asegúrate de que no bloqueas los buzones de correo de los destinatarios. Comprime los archivos o reduce su tamaño. Si los archivos “pesan” demasiado pueden llegar devueltos, no llegar a su destinatario o bloquear un programa de gestión de correo o un teléfono móvil.

 

3.- Bandeja de salida o elementos enviados. Respuestas, reenvíos…

outbox• Advierte de la importancia de los mensajes, si realmente lo son (recuerda el punto 1).  Y solicita respuesta cuando la necesites.

• No envíes respuestas o preguntas parciales. Responde a las todas las cuestiones planteadas y evita plantear preguntas que desvíen el tema principal. Si es necesario, escribe un correo nuevo.

• ¿Están todos los que son y son todos los que están? Envía el mensaje únicamente a aquellos para los que realmente sea relevante. Abusar de destinatarios en copia complicará mucho el diálogo y estorbará a quienes lo reciban sin estar implicados.

• Cuidado con los reenvíos, las respuestas o los destinatarios en copia. Utiliza siempre un tono adecuado y correcto y no abuses de los  forward, reply o CC. No serías el primero que envía de forma interna una broma zafia o un insulto que acaban por error en el buzón del cliente o de tu jefe.

• Nunca envíes mensajes de spam o bulos.

• Los chistes y las bromas, déjalas para tu cuenta personal. La cuenta de correo de la empresa está destinada para lo que está.

Infografia uso del email

Suerte.